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Schedulare l’invio e la ricezione della posta elettronica in GMail

Quasi a tutti sarà capitata almeno una volta l'esigenza di schedulare l'invio o la ricezione dei alcune email ... fino a qualche giorno fa per eseguire questo tipo di attività bisognava ricorrere a svariati trucchi come la schedulazione di un vento sul calendario con notifica email a più destinatari di posta .... ora grazie a Boomerang Extension per Chrome e Firefox questo tipo di trucchi non servono più. Infatti,

con Boomerang Extension sarà possibile schedulare l'invio e la ricezione della posta direttamente da GMail.

Una volta installata (troverai le informazioni per l'installazione nel seguito di questo post) l'estensione nel browser, ed eseguito il logout/login dal vostro account GMail, saranno visibili due nuovi pulsanti:

• Send Later in fase di invio della posta. Utilizzando questo pulsante sarà possibile pianificare quando spedire la mail.

• Boomerang per la posta in arrivo. Utilizzando questa funzione sarà possibile pianificare quando ricevere la posta elettronica.

Nel caso di invio della posta le opzioni disponibili, premendo il pulsante Send Later, sono:

• In one hour: selezionando questa voce l'email sarà inviata un'ora dopo .
• In two hours: selezionando questa voce l'email sarà inviata due ore dopo.
• In four hours: selezionando questa voce l'email sarà inviata quattro ore dopo.
• Tomorrow morning: selezionando questa voce l'email sarà alle ore 5.00AM seguente.
• Tomorrow afternoon: selezionando questa voce l'email sarà inviata allre ore 12.00AM del giorno seguente.
• In two days: selezionando questa voce l'email sarà inviata due giorni dopo.
• In a week: selezionando questa voce l'email sarà inviata una settimana dopo.
• In a month: selezionando questa voce l'email sarà inviata un mese dopo.
• At a specific time: selezionando questa voce sarà possibile specificare giorno, ora dell'invio dell'email.

Per poter usufruire di invio schedulato delle mail bisogna procedere come descritto di seguito:

1. Scrivere tutte le informazioni che compongono la mail: Mittente, CC, Oggetto, Corpo della mail e aggiungere eventuali allegati
2. Salvare la mail
3. Selezionare la schedulazione della mail più adeguata tra le opzioni viste in precedenza
4. A questo la mail sarà salvata e inviata alla date e ora schedulata... se per qualche motivo riaprite la mail la schedulazione verrà persa quindi, nel caso necessitate di fare le modifiche dovete eseguire nuovamente il passo 3 dopo aver salvato le modifiche.

Per quanto riguarda la ricezione schedulata, che fornisce le medesime opzioni di pianificazione viste in precedenza, bisogna:

1. Aprire l'email di interesse tra la posta in arrivo
2. Cliccare sul pulsante Boomerang (Vedi la seconda delle due immagini precedenti)
3. Selezionare, tra le impostazioni, quando ricevere la posta
4. A questo punto non sarà più disponibile l'email nella posta in arrivo ma la mail vi sarà nuovamente recapitata il giorno che avete definito in precedenza.

Quando si esegue la schedulazione della posta in arrivo l'estensione semplicemente svolge per voi il compito di inserire il messaggio che schedulate tra la posta preferita (Starred) e poi lo ripropone nella posta in entrata come non letto.

Con l'aiuto del seguente video spero di chiarire meglio il funzionamento dell'estensione Boomerang.

Come si installa?

Poichè l'estensione è ancora in versione beta non è possibile scaricarla senza un invito... Per ottenere un invito al testing di questa estensione dovete seguire su twitter lo sviluppatore @baydinsoftware e postare il seguente tweet:

I want a beta invitation to Boomerang for Gmail from @baydinsoftware http://bit.ly/b4gmail

Una volta eseguito il tweet riceverete, tramite messaggio privato, il codice per il download dell'estensione.

Installata l'estensione, se connessi,è necessario eseguire il logout dall' account GMail per poi loggarsi nuovamente ... solo dopo questa fase saranno disponibili i pulsanti visti in precedenza.

Per la maggior parte delle persone che utilizzano internet quotidianamente la postra elettronica è un servizio irrinunciabile ... ognuno di noi riceve ed invia quotidianamente un certo quantitativo di e-mail e, poter schedulare l'invio o la ricezione, può risultare utile in alcune situazioni come per esempio l'invio di auguri ad un Amico, oppure l'invio di email in paesi con fusi orari diversi dal nostro, in modo tale da inviare la posta quando il destinatario sarà davanti al computer  ecc ...

Dal mio punto di vista trovo veramente utile questa estensione soprattutto per schedulare la posta in arrivo.... infatti, capita spesso che tra la posta in arrivo siano presenti dei messaggi che contengono delle cose da fare nei giorni successivi o semplicemente che meritano di essere rilette prima di eseguire un lavoro... fino a qualche giorno fa, quando ricevevo questo tipo di email, dovevo salvare la mail tra i preferiti (Starred) oppure segnarmi l'attività di rileggere la posta in Things (Applicativo per iPad e Mac) o in iCal ... ora, con Boomerang Extension, posso schedulare la ricezione della mail il giorno che dovrò svolgere l'attività evitando di switchare su un altro applicativo per appuntarmi l'impegno...

Anche la schedulazione di invio della posta elettronica è molto comodo infatti, spesse volte, mi sono ritrovato a rispondere o scrivere delle mail ad orari improponibili della sera/notte.... cosa molto sconsigliata soprattutto se lo fate per lavoro (poi i clienti pensano che siate disponibili 24 ore su 24)... ora non avrò più questo problema perchè grazie a Boomerang Extension potrò impostare l'invio dei messaggi ad orario di ufficio.

Essendo un'estensione ancora in fase beta sono presenti alcuni bug, soprattutto per le lingue diverse dall'inglese (vi consiglio di impostare quindi il vostro account GMail in lingua inglese), quindi bisogna dare a questa estensione il giusto tempo di maturazione perchè in alcuni casi la schedulazione non funziona (casi rari) benissimo.

Concludendo, si tratta di un'estensione con molte potenzialità e utile, capace di farvi risparmiare del tempo che potrete dedicare ad altro!

Avete provato l'estensione? Quali sono le vostre impressioni?

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